Jak v Excelu sečíst sloupec

1 Jak v Excelu sečíst sloupec?

Sečíst v Excelu sloupec, za předpokladu, že máte vyplněny všechny buňky daného sloupce, je opravdu záležitostí jednoho kliknutí myší. Nejprve si po otevření Excelu vyplňte všechna data, která chcete sečíst, v našem případě to budou vystavené faktury. Poté přejděte do první volné buňky pod hodnotami, které chcete mít sečtené a v pravé horní části hlavní záložky Excelu, Domů (Home v anglické verzi), najděte znak pro součet – sumu, tedy řecké písmeno S, Sigma, s popiskem Automatické shrnutí (AutoSum v anglické verzi). Klikněte na něj, potvrďte klávesou Enter a je hotovo.

Pokud kliknete na šipečku u tlačítka Automatické shrnutí, namísto na tlačítko samotné, budete muset ještě potvrdit svou volbu a znova kliknout na tlačítko Součet (Sum) v nabídce, která se vám otevře.

Správnou funkčnost sečtení buněk (tedy to, zda máte opravdu v součtu zahrnuty všechny částky) zjistíte ihned po stisknutí tlačítka pro sečtení – buňky, které budou do součtu zahrnuty, se barevně označí. Tady pozor – zvykněte si pohledem data zkontrolovat – může se stát, že pokud máte některou buňku prázdnou (žádnou fakturu jste ten den nevystavili, nic jste neplatili, pokud si v Excelu vedete domácí účetnictví, nebo jste měli například obchůdek zavřený, pokud si vedete tržby), data se sečtou pouze do této prázdné buňky – Excel je sice „chytrý“, ale potřebuje od vás správná a kompletní vstupní data, aby vše správně vyhodnotil a spočetl.

Pokud se stane, opravit to můžete tak, že (aniž byste zatím někam klikali) najedete myší do pravého horního rožku obarveného pole (tedy do pravé horní části buňky Q6) a jakmile se místo kurzoru myši objeví čárečka ukončená z obou stran šipkami, stiskněte pravé tlačítko myši a označte oblast, kterou chcete mít zahrnutou – popojeďte tedy směrem nahoru k buňce Q2. Jakmile je oblast vybraná správně, myš pusťte.

Druhou možností, jak to opravit a sečíst v Excelu sloupec tak, jak potřebujete, je přepsat funkci ručně – tedy hodnotu Q6 přepsat na Q2. Ideální je udělat to přímo v řádku vzorců – tedy kliknout do řádku, který se nachází nad označením sloupců a tam hodnotu přepsat.

Po dokončení můžete součet zaokrouhlit. O možnostech, jak to udělat, i tipech, čeho se vyvarovat, se můžete dočíst v našem článku Jak v Excelu zaokrouhlit.

2 Jak v Excelu sečíst počet buněk?

Další celkem zajímavou možností, jak lze v Excelu pracovat se sčítáním, je sčítat ne hodnoty v buňkách, ale pouze počet nějak označených buněk. V praxi například plánujete školení pro vedoucí, nebo chatu pro kamarády, a navrhnete několik termínů. Abyste nemuseli složitě počítat a kombinovat, kdo kdy může, Excel vám znova dokáže výborně pomoci.

Nejprve si připravte tabulku, kde si do sloupce pod sebe sepište účastníky a do řádku vedle sebe pak možné termíny. Jakmile vám někdo potvrdí, které termíny jsou pro něj schůdné, označte si je například písmenkem „x“.

Nakonec, jakmile budete mít hotovo, přejděte do buňky pod první sloupec s termíny, a použijte funkci COUNTIF, kde jako první argument zadáte oblast buněk, které chcete zahrnout (tedy C4 až C12 v našem případě) a jako druhý argument pak hodnotu, podle které chcete buňky sečíst, teď tedy „x“.

Pokud si nejste jistí, jak funkci napsat, podívejte se na náš článek Jak v excelu zadat funkci.

Nakonec můžete vše vyšperkovat a zobrazit si ikonky pro nejvyšší a nejnižší čísla použitím Sady ikon Podmíněného formátování (Conditional Formatting -> Icon Sets). Tohle si vyzkoušejte najít sami, je to poměrně jednoduchá záležitost.

3 Jak v Excelu sečíst pouze kladná čísla?

Pokud potřebujete sice brát v potaz jen určité buňky, jako v předchozím případě, ale potřebujete znát ne počet buněk, ale součet jejich hodnot, použijte místo funkce COUNTIF, funkci SUMIF.

Pokud si například vedete tabulku s příjmy a výdaji a nestačí vám znát jen celkový měsíční balanc, ale chcete znát tři hodnoty – součet příjmů, součet výdajů a součet celkový, lze to jednoduše udělat, i když máte data v jednom sloupci.

Jakmile máte data zadaná, klikněte do buňky, kde chcete mít součet všech kladných hodnot, tedy příjmů, a použijte funkci SUMIF. Tato funkce pracuje se třemi argumenty, nám teď budou stačit dva z nich – využití toho třetího si ukážeme v posledním boxíku níže.

Prvním argumentem je oblast, kde se vyhodnocuje, zda je splněna námi zadaná podmínka (kladná čísla), v našem příkladu tedy B2 až B9. Druhým argumentem je už podmínka samotná – tedy, která data chceme zahrnout do součtu – vpisujeme do uvozovek, a pokud chcete znát součet příjmů, napište „>=0“. Třetí argument v tuto chvíli není potřeba zadávat – použije se, pokud by se lišila oblast buněk, kde jsou hodnoty k sečtení a oblast buněk, kde máme pravidlo určující, které buňky se mají sečíst.

4 Jak v Excelu sečíst barevné buňky?

Může se stát, že si v Excelu začnete vyznačovat určité buňky barevně, podle určitého klíče a poté potřebujete sečíst jen buňky zelené, modré a podobně.

Tohle je trochu složitější, ale určitě není potřeba sčítat buňky bokem, nebo je po jedné označovat myší. Pokud byste chtěli mít i do budoucna připraveno úplně bezpracné řešení, jeden ze způsobů je napsat si vlastní funkci – makro, což už je velmi pokročilá znalost Excelu.

Ukážeme vám, jak to udělat sice trochu pracněji, ale relativně jednoduše. Nejprve je potřeba si do vedlejšího sloupce vepsat barvy slovy – nejjednodušeji to uděláte tak, že si jednotlivé barvy vyfiltrujete, vepíšete barvu do prvního řádku a zkopírujete text dolů – barva se zkopíruje jen do vyfiltrovaných buněk. Pokud nevíte, jak filtr zadat, podívejte se do našeho článku Jak v Excelu najít duplicity.

V buňce, kde chcete v Excelu sečíst barevné buňky, například modré, pak použijte funkci SUMIF. Na rozdíl od předchozího příkladu, zde použijete všechny tři argumenty – prvním bude oblast buněk, kde se vyhodnocuje podmínka, tedy B2 až B11 v našem příkladu – oblast, kde máte vypsány názvy barev. Druhým argumentem bude barva (v naprosto stejné podobě, jako je ve sloupci B), tedy „modrá“. Třetím argumentem je v tomto případě oblast buněk, které se mají sečíst – na rozdíl od předchozího příkladu ji teď funkce SUMIF nezná – vybereme tedy oblast s hodnotami, A2 až A11.

Totéž zopakujte s dalšími barvami.

A malé opakování na závěr – pokud místo funkce SUMIF použijete COUNTIF, ukáže se vám ne součet čísel v modrých buňkách, ale zjistíte, kolik z buněk je modrých.